Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

System One Software LLC (handelsnaam Europe Road Desk), gevestigd te 1309 Coffeen Avenue STE 1200, Sheridan, Wyoming 82801, Verenigde Staten, is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. De betaalverwerking voor EU-klanten verloopt via Brokolo Systems LTD, gevestigd te Larnaca, Cyprus. Contact: info@europeroaddesk.com, +31 6 40837413.

2. Welke gegevens wij verwerken

Voor het uitvoeren van je bestelling verwerken wij: je e-mailadres, je kenteken en voertuiggegevens, en — waar de instantie dat vereist — een upload van je kentekenbewijs. Betaalgegevens verwerkt onze betaaldienstverlener; die ontvangen wij niet.

Daarnaast leggen wij het bewijs van uitvoering (bevestiging, screenshot of PDF) bij je order vast en bewaren wij beperkte technische gegevens (zoals foutlogboeken) om de dienst te laten werken en te beveiligen.

3. Doel en grondslag

Wij verwerken je gegevens om de met jou gesloten overeenkomst uit te voeren (het aanvragen of kopen van het product op jouw kenteken) en om je op de hoogte te houden van de status — grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Daarnaast verwerken wij beperkte gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het beveiligen van de dienst, het voorkomen van misbruik en fraude, en het verbeteren van onze dienstverlening. Voor analytische of marketingcookies vragen wij vooraf jouw toestemming.

4. Bewaartermijn

Uploads van je kentekenbewijs bewaren wij versleuteld en verwijderen wij zodra het product is geleverd, en uiterlijk binnen 30 dagen. Worker-logboeken en bewijs-screenshots die persoonsgegevens kunnen bevatten vallen onder hetzelfde retentiebeleid; toegang is beperkt tot beheerders.

Ordergegevens die wij nodig hebben voor onze administratie en eventuele wettelijke bewaarplichten bewaren wij niet langer dan daarvoor noodzakelijk is.

5. Delen met derden

Wij delen jouw gegevens uitsluitend voor zover nodig met: de officiële instantie waar het product wordt aangevraagd, onze betaaldienstverlener, onze e-maildienstverlener en onze hosting-/databasepartner. Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Onze hosting en database draaien binnen de EU (Frankfurt).

Wij verkopen jouw gegevens nooit en gebruiken ze niet voor doeleinden die losstaan van je bestelling.

6. Doorgifte buiten de EU

Omdat de verwerkingsverantwoordelijke in de Verenigde Staten is gevestigd, kan een doorgifte van gegevens naar de VS plaatsvinden. Wij treffen daarvoor passende waarborgen, zoals de EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). De betaalverwerking loopt via onze partner in Cyprus (EU).

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder versleuteling van gevoelige uploads, beperkte toegang voor beheerders en beveiligde verbindingen (HTTPS).

8. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, op beperking van of bezwaar tegen de verwerking, en op overdraagbaarheid. Gaf je toestemming (bijvoorbeeld voor cookies), dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@europeroaddesk.com.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens).

9. Cookies

Wij plaatsen functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Analytische of marketingcookies plaatsen wij alleen met jouw toestemming, die je via de cookiemelding kunt beheren of intrekken.